社員が立て替えた経費で領収書がない場合、会社で精算できますか？

結論

社員が業務上の費用を立て替えた場合、領収書が発行されなかったり紛失したりしても、領収書がないことだけを理由に、会社での精算や経費計上が一律にできなくなるわけではありません。

支出の事実、金額、業務との関係を確認できるよう、精算書や他の資料を残したうえで処理します。

ただし、法人税上の経費計上と、消費税の仕入税額控除は分けて考える必要があります。

消費税では、原則としてインボイス等の保存が必要です。

領収書がない場合は、精算内容を記録する

まず、領収書の再発行が可能であれば、再発行を依頼するのが分かりやすい対応です。

再発行が難しい場合は、精算書などを作成し、次のような内容を記録しておくとよいでしょう。

• 利用日
• 支払先や利用場所
• 金額
• 業務上の利用目的
• 利用した社員
• 領収書を取得できなかった理由

カード明細、予約履歴、業務日報など、支払いや利用の事実を確認できる資料があれば、あわせて保存します。

会社の経費精算ルールで領収書の提出を必須としている場合は、税務上の取扱いとは別に、社内ルールに沿った対応も必要です。

経理では立替分を会社の経費として記録する

社員がいったん立て替え、後日会社が精算する場合には、たとえば経費の発生時に、

　旅費交通費・消耗品費など ／ 未払金

と記録し、社員へ精算したときに、

　未払金 ／ 普通預金など

と処理する方法があります。

使用する勘定科目は支出内容によって異なります。

法人税では支出の実態を確認できることが重要

法人税では、領収書を紛失したことだけで、直ちに会社の経費として認められなくなるわけではありません。

• 会社の業務のために実際に発生した費用であること
• 会社が負担すべき支出であること
• 金額を確認できること

これらが重要です。

領収書がない場合ほど、精算書やカード明細などを使って、
「いつ、どこに、いくら、何のために支払ったのか」を後から説明できる状態にしておきましょう。

消費税は領収書がない場合の扱いが異なる

消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として帳簿とインボイス等の保存が必要です。

そのため、法人税上は経費にできても、インボイス等を保存できなければ、消費税を差し引けないことがあります。

一方で、以下のようなケースでは、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合もあります。

• 一定規模以下の事業者が2029年9月30日までに行う税込1万円未満の課税仕入れに適用される「少額特例」
• 従業員に支給する通常必要な出張旅費等に適用される「出張旅費等特例」

「出張旅費等特例」は実費精算も対象になり得ますが、単に「社員が立て替えた」というだけで、すべての立替経費に適用されるものではありません。

出張旅費等に該当するかなど、支出内容を確認して判断します。

なお、よくある例として、コインパーキングは機械で精算しますが、3万円未満の「自動販売機特例」の対象にはなりません。領収書や利用明細を取得できる場合は保存しておくとよいでしょう。