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結論
食事付きのセミナーや交流会などで、参加者に提供する食事代は、基本的に経費にできます。
（個人事業主・法人ともに）
一方、主催者自身や共同主催者の食事代は、その食事がイベントの運営に必要だったかで判断します。
単に自分たちが食事をしただけでは、経費にはできません。
イベントの食事代の考え方
①参加者の食事代
たとえば、食事代を含めた会費を受け取り、参加者に食事を提供するイベントを開催した場合です。
この場合、食事の提供もイベントのサービスの一部ですから、参加者の食事代は原則として経費にできます。
個人事業主でも法人でも、基本的な考え方は同じです。
②主催者の食事代はどう考える？
主催者自身や共同主催者の食事代は、イベントとの関係によって判断が変わります。
たとえば、次のようなケースです。
| 経費として認められやすい例 | 経費として認められにくい例 |
|---|---|
| 経費として認められやすい例 参加者との交流を進行するなど、主催者の飲食もイベント運営上必要で、金額も合理的な場合 | 経費として認められにくい例 イベント終了後に、主催者だけでプライベートの食事をした場合 |
ただし、参加者と一緒に食事をしたという理由だけで、必ず経費になるとはいえません。
イベントの前後に主催者同士で食事をした場合も、仕事の打ち合わせだったのか、単なる私的な食事だったのかなど、実際の内容で判断します。
食事が必要だった理由や、イベントとの関係を説明できることが大切です。
勘定科目は何を使う？
参加者への食事代は、「イベント開催費」などの科目を使います。
主催者側の食事代は、内容に応じて「イベント開催費」「会議費」「接待交際費」などを使います。
ただし、勘定科目の名前よりも、何のために使ったお金なのかが重要です。
「会議費」という科目にしたからといって、個人的な食事代を経費にはできません。
法人の場合は「交際費」「役員給与」にも注意
法人の場合は、食事の内容によって税務上の取扱いが変わります。
| 食事の内容 | 税務上の取扱い |
|---|---|
| 参加者への食事の提供 | イベントの費用 イベントのサービスとして提供する場合、原則として経費にできる |
| 取引先などへの接待 | 交際費等 法人税では、経費にできる金額に制限がある場合がある |
| 役員個人の私的な食事 | 役員給与となる可能性 会社が負担すると、役員給与として扱われ、税金の計算上、経費にできない場合がある |
たとえば、会社が役員個人のプライベートな食事代を負担した場合、役員給与として本人に課税され、会社側でも経費（損金）として認められないことがあります。
食事代を経費にするときに残しておきたい記録
イベントに関する食事代を経費にする場合は、領収書に加えて、次のような情報をできれば残しておきましょう。
- イベントの名称・開催日
- 参加者・主催者の人数
- 食事を提供した目的・内容
- 食事代の金額とその内訳
- イベントの案内資料