出張旅費の精算に申請書や報告書は必要ですか？

結論

出張申請書や出張報告書の作成は、税務上、一律に義務付けられているものではありません。

出張の事実や業務との関連性、支給金額などを確認できる記録があれば、
旅費精算書を中心に管理することができます。

旅費精算書に残しておきたい情報

旅費精算書には次の情報を記録しておくとよいでしょう。

• 出張者の氏名
• 出張日・期間
• 訪問先・目的地
• 出張目的・業務内容
• 交通経路・宿泊の有無
• 交通費・宿泊費・日当などの支給金額

旅費精算書のサンプルをこちらに作成しました。
参考にしていただければと思います。
※正確性・網羅性を保証するものではありません

交通費や宿泊費を実費精算する場合は、領収書などの証憑も保存します。
打ち合わせの予定や訪問記録なども、出張の実態を説明する資料になります。

特に、役員自身が出張や精算を判断する小規模法人では、
業務上の必要性を客観的に説明できる記録を残しておくことが大切です。

日当の金額にも注意が必要

出張旅費規程に金額を定めていても、その全額が自動的に非課税となるわけではありません。

非課税となるのは、その出張について通常必要と認められる範囲内の金額です。

判断にあたっては、次の点も考慮されます。

• 役員と使用人の間で支給基準の適正なバランスが保たれているか
• 同業種・同規模の会社の一般的な支給水準と比較して相当か

通常必要と認められる範囲を超える部分は、原則として給与所得の課税対象になります。

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